Data Protection Policy

Datenschutzerklärung – DAAD IndiAlumni Netzwerk e.V.
Stand: 14. Oktober 2026

1. Verantwortlicher
   Verein: DAAD IndiAlumni Netzwerk e.V.
   Anschrift: Louisenstr. 55, 01099 Dresden
   Vertreten durch: den Vorstand
   E‑Mail: board@indialumni.org
2. Datenschutzbeauftragter
   Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, da für den Verein keine gesetzliche Pflicht hierzu besteht. Ansprechpartner für alle Fragen zum Datenschutz ist der Vorstand: board@indialumni.org
3. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

• Mitgliedsantrag & Verwaltung: Verwaltung von Mitgliedschaft, Beitragsabrechnung, Kommunikation – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
• Information der Mitglieder per E‑Mail (z. B. Einladungen, Vereinsnachrichten): Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Mitgliedschaftsverhältnis). Einen Newsletter für Nichtmitglieder bieten wir derzeit nicht an.
• Veranstaltungsorganisation (Anmeldung, Teilnehmerlisten): Planung und Durchführung von Events, Sicherheitsmanagement – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Mitgliedsbeiträge und Spenden: Einzug per SEPA‑Lastschrift bzw. Eingang per Überweisung sowie Verbuchung – Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO. Eine Online‑Zahlungsabwicklung über die Website findet nicht statt.
• Betrieb der Vereinswebsite (Server‑Logfiles, datensparsame Reichweitenmessung, Schutz des Anmeldebereichs): Bereitstellung und Sicherheit der Website – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen).
• Fotodokumentation von Veranstaltungen: Dokumentation, Öffentlichkeitsarbeit, Social‑Media‑Präsenz – Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).
• Aufbewahrung gesetzlich vorgeschriebener Unterlagen (z. B. Buchführung): Erfüllung steuer‑ und handelsrechtlicher Pflichten – Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

4. Kategorien personenbezogener Daten

• Stammdaten: Name, Vor‑ und Nachname, Geburtsdatum, Anschrift, Telefonnummer, E‑Mail‑Adresse.
• Vertragsdaten: Mitgliedsstatus, Eintritts‑ und Austrittsdatum, Beitragszahlungen.
• Kommunikationsdaten: Inhalte von E‑Mails und Chat‑Nachrichten.
• Bild‑ und Videodaten: Fotos, Videos von Veranstaltungen (nur mit Einwilligung).
• Finanzdaten: Bankverbindung (aus dem SEPA‑Lastschriftmandat), Höhe von Beiträgen und Spenden.
• Nutzungsdaten (Website): IP‑Adresse, Browser‑Typ, Zugriffszeiten, Cookies (siehe Abschnitt 9).

5. Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern

• Interne Empfänger: Vorstand, Kassenwart, Mitgliederverwaltung, Arbeitsgruppen des Vereins.
• Externe Dienstleister: Host Europe GmbH, Köln (Hosting der Website und Versand automatischer E‑Mails der Website; die technische Plattform wird von einem Unternehmen der GoDaddy‑Gruppe bereitgestellt); Cloudflare, Inc., USA (Content‑Delivery‑Netzwerk im Rahmen des Hostings: beschleunigt die Auslieferung der Website und schützt vor Angriffen, dabei wird die IP‑Adresse der Besucherinnen und Besucher verarbeitet); Google Ireland Ltd. bzw. Google LLC (Google Workspace for Nonprofits: E‑Mail‑Konten des Vereins und Ablage von Vereinsdokumenten); Kreditinstitute (Einzug der Mitgliedsbeiträge); Veranstaltungsorte, Hotels und Caterer, soweit dies für die Durchführung einer Veranstaltung erforderlich ist.
• Öffentlichkeit: Bei Veröffentlichung von Fotos/Videos nur nach vorheriger ausdrücklicher Einwilligung der betroffenen Personen.

Alle Auftragsverarbeiter werden vertraglich gemäß Art. 28 DSGVO verpflichtet, die Daten ausschließlich im Auftrag und nach Weisungen des Vereins zu verarbeiten.

6. Übermittlung in Drittstaaten
   Bei der Nutzung von Google Workspace und des Cloudflare‑Netzwerks können personenbezogene Daten (z. B. E‑Mail‑Inhalte oder IP‑Adressen) in die USA übermittelt werden. Google LLC und Cloudflare, Inc. sind nach dem EU‑US Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss der EU‑Kommission, Art. 45 DSGVO); ergänzend stützen sich die Anbieter auf EU‑Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO). Darüber hinaus findet keine regelmäßige Übermittlung in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums statt.
7. Speicherdauer

• Mitgliedsdaten (inkl. Kontaktdaten): Während der Mitgliedschaft plus zehn Jahre danach (gesetzliche Aufbewahrungspflicht).
• Finanzdaten (Beitrags‑/Spendenbuchhaltung): Zehn Jahre (Handels‑ und Steuerrecht).
• E‑Mail‑Verteiler der Mitglieder: bis zum Ende der Mitgliedschaft.
• Veranstaltungs‑Teilnehmerlisten: Zwei Jahre nach der jeweiligen Veranstaltung.
• Bild‑/Videomaterial: Solange die Einwilligung besteht; bei Widerruf unverzüglich löschen.
• Server‑Logfiles: werden vom Hosting‑Anbieter aus Sicherheitsgründen für einen begrenzten Zeitraum gespeichert und danach gelöscht. Protokolle fehlgeschlagener Anmeldeversuche: solange dies für den Schutz der Website erforderlich ist.

8. Rechte der betroffenen Personen
   Sie haben gegenüber dem Verein folgende Rechte:
9. Auskunft (Art. 15 DSGVO) – Bestätigung, ob personenbezogene Daten verarbeitet werden, und ggf. Kopie dieser Daten.
10. Berichtigung (Art. 16 DSGVO) – Unrichtige Daten können korrigiert werden.
11. Löschung (Art. 17 DSGVO) – „Recht auf Vergessenwerden“, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
12. Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) – Verarbeitung kann eingeschränkt werden, z. B. bei Streitigkeiten.
13. Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) – Sie erhalten Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen Format.
14. Widerspruch (Art. 21 DSGVO) – Sie können der Verarbeitung aus Gründen des berechtigten Interesses widersprechen; insbesondere bei Direktmarketing.
15. Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO) – Sie können sich bei einer Datenschutz‑Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere in dem Bundesland Ihres Wohnsitzes oder am Sitz des Vereins.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an den Vorstand unter board@indialumni.org.

9. Cookies & Tracking‑Technologien
   Die Vereinswebsite verwendet technisch notwendige Cookies (z. B. Session-Cookie). Für die Reichweitenmessung setzen wir Burst Statistics ein – eine Analyse-Lösung, die vollständig auf unserem eigenen Server läuft. Dabei werden keine Cookies gesetzt und keine Daten an Dritte übermittelt. Die Zählung erfolgt über einen anonymen, täglich wechselnden Hashwert; ein Fingerprinting findet nicht statt. „Do Not Track“-Einstellungen des Browsers werden respektiert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer datensparsamen Reichweitenmessung).

• Notwendige Cookies: Ohne diese ist die Nutzung der Seite nicht möglich.
• Ein Einwilligungsbanner ist nicht erforderlich, da für die Reichweitenmessung keine Cookies gesetzt werden.

Sie können die Speicherung von Cookies jederzeit in den Browsereinstellungen deaktivieren; dies kann jedoch die Funktionalität der Website einschränken.

10. Sicherheit
    Der Verein trifft geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOM), um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten (z. B. SSL/TLS‑Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen, regelmäßige Updates, Schutz des Anmeldebereichs).
11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
    Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Änderungen der Datenverarbeitung oder neuer gesetzlicher Vorgaben anzupassen. Die jeweils aktuelle Version wird stets auf unserer Website veröffentlicht. Mitglieder informieren wir über wesentliche Änderungen per E‑Mail.

Schriftarten

Die auf dieser Website verwendeten Schriftarten sind lokal auf unserem Server gespeichert. Beim Aufruf der Website wird keine Verbindung zu Servern von Google oder anderen Schriftanbietern hergestellt.

Links zu sozialen Netzwerken

Auf unserer Website verweisen wir mit einfachen Links auf unsere Auftritte bei Instagram und LinkedIn. Es werden keine Inhalte dieser Netzwerke eingebettet. Erst wenn Sie einen solchen Link anklicken, werden Daten an den jeweiligen Betreiber übertragen; für die dortige Verarbeitung gelten dessen Datenschutzbestimmungen.

Mitgliedsantrag über das Online-Formular

Hinweis: Das Online‑Formular ist derzeit deaktiviert. Den Mitgliedsantrag erhalten Sie auf Anfrage per E‑Mail an board@indialumni.org. Die folgenden Angaben gelten, sobald das Formular wieder freigeschaltet ist.

Wenn Sie den Mitgliedsantrag auf dieser Website ausfüllen, werden die von Ihnen eingegebenen Angaben (Name, E-Mail-Adresse, Anschrift, Geburtsdatum sowie die freiwilligen Angaben zu Beruf, Telefonnummer, Aufenthalt und Förderzeitraum) ausschließlich per E-Mail an den Vorstand übermittelt. Eine Speicherung der Formulardaten auf dem Webserver findet nicht statt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage). Die Angaben werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihres Aufnahmeantrags und, im Falle der Aufnahme, zur Mitgliederverwaltung verwendet. Bankdaten werden über dieses Formular nicht erhoben; das SEPA-Lastschriftmandat wird gesondert in Schriftform eingeholt.

Zum Schutz vor automatisierten Einsendungen enthält das Formular ein technisches Feld, das von Menschen nicht ausgefüllt wird (Honeypot-Verfahren). Eine Übermittlung an Dritte findet dabei nicht statt.

Schutz des Anmeldebereichs

Um unbefugte Zugriffe auf den Verwaltungsbereich dieser Website zu verhindern, setzen wir das WordPress-Plugin „Limit Login Attempts Reloaded“ ein. Bei fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen werden die IP-Adresse des anfragenden Geräts, Datum und Uhrzeit sowie der eingegebene Benutzername auf unserem Webserver gespeichert. Nach mehreren Fehlversuchen wird die IP-Adresse vorübergehend für weitere Anmeldeversuche gesperrt. Die Daten werden nicht an Dritte übermittelt und nur so lange gespeichert, wie es für den Schutz der Website erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Sicherheit unserer Website.